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外貿跟單員:跟單員的工作性質和特點

2020.03.19

發布者:網上發布

跟單員和外貿業務員在具體職責上有區別嗎

跟單員是指在進出口業務中,在貿易合同簽訂后,依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作,協助履行貿易合同的外貿業務人員。跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止;②中程跟單是指“跟”到裝船清關為止;③全程跟單是指“跟”到貨款到賬,合同履行完畢為止。跟單員按業務性質分又可分為外貿跟單和訂單跟單(生產跟單)。
  跟單員的工作內容十分繁雜,涉及面廣,面對部門多,即要對上級反饋進度,又要對相關人員進行及時跟蹤,銷有不慎,即鑄成大錯.因此,在跟單過程中,如果能夠借助于一些專業的跟單工具,就會收到事倍功半的效果,比如:跟單網,提供跟單行業的豐富資訊與專業的外貿跟單軟件,幫助企業解決跟單過程中的大事,雜事,瑣碎事,使跟單更加輕松.解決了跟單過程中的知識問題與提供了跟單過程中的專業軟件系統,使得跟單員真正從繁雜的跟單事務中解脫出來,從而提高了企業的跟單管理水平。
  跟單員是指在企業運作過程中,以客戶訂單為依據,跟蹤產品,跟蹤服務運作流向的專職人員。(不能兼職,替代)所有圍繞著訂單去工作,對出貨交期負責的人,都是跟單員。
  跟單員的工作性質
  跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單,而是要主動的進行業務開拓,對準客戶實施推銷跟進,以達成訂單為目標,既進行業務跟單。因此,跟單員要:
 ?。?)尋找客戶:通過各種途徑尋找新客戶,跟蹤老客戶。
  (2)設定目標:主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。
 ?。?)傳播信息:將企業產品的信息傳播出去。
 ?。?)推銷產品:主動與客戶接洽,展示產品,為獲取訂單為目的。
  (5)提供服務:產品的售后服務,及對客戶的服務。
 ?。?)收集信息:收集市場信息,進行市場考察。
  (7)分配產品:產品短缺時先分配給主要客戶。
  跟單員是業務助理;跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色,他們協助業務經理接待,管理,跟進客戶,因此跟單員要:
 ?。?) 函電的回復:
  (2) 計算報價單
 ?。?) 驗簽訂單
 ?。?) 填對帳表
 ?。?) 目錄,樣品的寄送與登記
 ?。?) 客戶檔案的管理
 ?。?) 客戶來訪接待
 ?。?) 主管交辦事項的處理
  (9) 與相關部門的業務聯系
  跟單員是協調員:跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤,即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度,貨物報關,裝運等。因此,在小企業中,跟單員身兼數職,既是內勤員,又是生產計劃員,物控員,還可能是采購員。在大企業,則代表企業的業務部門向生產制造部門催單要貨,跟蹤出貨。
  跟單員的工作特點:跟單員的工作幾乎涉及的企業的每一個環節,從銷售,生產,物料,財務,人事到總務都會有跟單員的身影出現。特點是:復雜的,全方位的。
  1. 責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的,因為訂單是企業的生命,客戶是企業的上帝,失去訂單與客戶將危及到企業的生命。做好訂單與客戶的工作責任重大。
  2. 溝通,協調:跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶,與計劃部門,生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通,協調能力特別重要。
  3. 做好客戶的參謀:跟單員掌握著大量的客戶資料,對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產情況,因此對客戶的訂單可以提出意見,以利于客戶的訂貨。
  4. 工作節奏多變,快速:面對的客戶來自五湖四海,他們的工作方式,作息時間,工作節奏各不相同,因此,跟單員的工作節奏應是多變的。另外,客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的,但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。
  5. 工作是綜合性的:跟單員工作涉及企業所有部門,由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程

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